Przepisy o zatrudnianiu i pobycie cudzoziemców zmieniają się w Polsce szybciej niż kiedykolwiek. Od czerwca 2025 r. zmieniła się cała ustawa regulująca powierzanie pracy, wnioski pobytowe przeniosły się do systemu elektronicznego, a status UKR ma już wyznaczoną datę końca. Prowadzimy ten kalendarz, żeby dział HR i cudzoziemiec wiedzieli, co się zmieniło, od kiedy i co trzeba zrobić.
Trzy terminy, które trzeba mieć w kalendarzu
4 marca 2027 — wygasa status UKR
Ochrona czasowa obywateli Ukrainy i legalny pobyt na podstawie PESEL UKR kończą się tego dnia. Kto do 4 marca 2027 r. nie uzyska karty pobytu CUKR, zezwolenia na pobyt czasowy albo innej podstawy, traci legalny pobyt — a wraz z nim prawo do pracy. Dla działów HR to najważniejsza data planistyczna najbliższych kilkunastu miesięcy.
4 marca 2029 — koniec pracy na uproszczonym powiadomieniu
Obywatele Ukrainy przebywający w Polsce na innej podstawie niż status UKR mogą przez trzyletni okres przejściowy pracować na samym powiadomieniu, bez zezwolenia na pracę. Ten okres kończy się 4 marca 2029 r.
Na bieżąco — wszystko przez systemy elektroniczne
Zezwolenia na pracę i oświadczenia składa się przez praca.gov.pl, wnioski pobytowe przez MOS (mos.cudzoziemcy.gov.pl). Papierowa ścieżka została zamknięta. Bez konta, podpisu elektronicznego i kompletu skanów sprawa nie ruszy.
Co już obowiązuje — 2026
Termin, który już minął — aktualizacja danych PESEL UKR
Osoby, które otrzymały PESEL UKR bez okazania dokumentu ze zdjęciem, miały czas do 31 sierpnia 2026 r. na uzupełnienie danych. Kto tego nie zrobił, utracił ochronę czasową z dniem 1 września 2026 r. — o ile nie ma innej podstawy pobytu. To najczęstszy dziś powód, dla którego pracownik „nagle” przestaje mieć legalny pobyt. Warto zrobić audyt wsteczny.
Podstawa: ustawa z 23 stycznia 2026 r.
Inspektor pracy przekwalifikuje umowę cywilnoprawną na umowę o pracę
Państwowa Inspekcja Pracy otrzymała prawo stwierdzania decyzją administracyjną, że zlecenie, dzieło albo B2B jest w rzeczywistości stosunkiem pracy. U cudzoziemca skutek jest podwójny: zmiana podstawy zatrudnienia może oznaczać, że dotychczasowy dokument legalizujący pracę przestał ją pokrywać.
Podstawa: reforma Państwowej Inspekcji Pracy, w życie od 8 lipca 2026 r.
Student-cudzoziemiec nie zawsze już bez zezwolenia
Sam status studenta nie wystarczy. Zwolnienie z obowiązku posiadania dokumentu legalizującego pracę zostało zawężone do studentów uczelni publicznych oraz jednostek zatwierdzonych przez MSWiA. Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić dwie rzeczy: czy osoba jest studentem i czy jej uczelnia jest na właściwym wykazie.
Podstawa: ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621)
Obowiązki informacyjne pracodawcy — przez praca.gov.pl
Zawiadomienia do wojewody składa się elektronicznie: gdy cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od początku ważności zezwolenia, gdy przerwał ją na ponad 2 miesiące albo zakończył wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności. Nowe formularze dotyczą zezwoleń wydanych na wnioski złożone po 1 stycznia 2026 r.
Źródło: komunikat Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
Karta pobytu CUKR — ruszyło składanie wniosków
Obywatele Ukrainy ze statusem UKR mogą wystąpić o kartę pobytu z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej”, wydawaną na 3 lata. Warunki: aktualny PESEL UKR w dniu złożenia wniosku i w dniu wydania karty, PESEL UKR aktualny 4 czerwca 2025 r. oraz nieprzerwany status przez co najmniej 365 dni. Opłaty: 340 zł skarbowej i 100 zł za kartę. Wniosek tylko przez MOS, termin — do 4 marca 2027 r.
Źródło: Urząd do Spraw Cudzoziemców, Zielona Linia
MOS obowiązkowy — koniec papierowych wniosków pobytowych
Wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały i pobyt rezydenta długoterminowego UE składa się wyłącznie elektronicznie w Module Obsługi Spraw. Logowanie przez login.gov.pl, wymagany podpis elektroniczny, załącznik pracodawcy również podpisywany elektronicznie.
Podstawa: nowelizacja ustawy o cudzoziemcach z 2025 r.
Ustawa wygaszająca specustawę ukraińską — i termin 7 dni
Weszła w życie ustawa stopniowo kończąca rozwiązania z 2022 r. Pobyt osób ze statusem UKR przedłużono do 4 marca 2027 r. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy składa się w ciągu 7 dni od podjęcia pracy — i nowe powiadomienie jest konieczne także przy zmianie wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy lub stanowiska. Spóźnionego powiadomienia nie da się „nadrobić” późniejszym zgłoszeniem.
Podstawa: ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
Nowy próg wynagrodzenia dla Niebieskiej Karty UE
Dla wniosków składanych w 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 13 355,34 zł brutto miesięcznie — to 150% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za 2025 r. (8 903,56 zł), ogłoszonego przez GUS 9 lutego 2026 r. Decyduje data złożenia wniosku, nie data podpisania umowy.
Podstawa: art. 127 ustawy o cudzoziemcach; komunikat Prezesa GUS z 9 lutego 2026 r.
Płaca minimalna 4 806 zł
Minimalne wynagrodzenie za pracę to 4 806 zł brutto, minimalna stawka godzinowa — 31,40 zł. To punkt odniesienia w wielu postępowaniach dotyczących cudzoziemców: wynagrodzenie wskazane we wniosku nie może być od niego niższe.
Podstawa: rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242)
Co już obowiązuje — 2025
Opłaty w górę, Gruzja poza procedurą oświadczeniową
Opłata za oświadczenie o powierzeniu pracy wzrosła ze 100 zł do 400 zł. Zezwolenie na pracę do 3 miesięcy — 200 zł, powyżej 3 miesięcy — 400 zł. Z wykazu państw objętych procedurą oświadczeniową wykreślono Gruzję; zostały Armenia, Białoruś, Mołdawia i Ukraina. Obywatel Gruzji potrzebuje dziś standardowego zezwolenia typu A.
Podstawa: rozporządzenia wykonawcze MRPiPS z listopada 2025 r.
Nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom — zmiana fundamentu
Zastąpiła przepisy z ustawy o promocji zatrudnienia z 2004 r. i jest dziś podstawowym aktem w tej dziedzinie. Cztery rzeczy, które zmieniły codzienną pracę działów HR:
- Pełna elektronizacja. Wnioski, oświadczenia, wyjaśnienia, odwołania i załączniki — wyłącznie przez konto na praca.gov.pl. Papier nie jest przyjmowany.
- Wyższe kary. Grzywna za nielegalne powierzenie pracy: od 3 000 do 50 000 zł, przy czym minimum liczone jest za każdego cudzoziemca osobno. Przy działaniu umyślnym minimum rośnie do 6 000 zł. Inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu.
- Umowa na piśmie i w zrozumiałym języku. Cudzoziemiec musi dostać treść umowy w języku, który rozumie.
- Kopia dokumentu pobytowego. Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca żąda ważnego dokumentu, robi kopię i przechowuje ją przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł. To obowiązek sprawdzany przy każdej kontroli.
Podstawa: ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621)
Koniec testu rynku pracy
Zniesiono obowiązek uzyskania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych. W zamian starosta może określić listę zawodów, w których odmawia się wydania zezwolenia — w praktyce jeden etap procedury mniej.
Podstawa: Dz.U. 2025 poz. 621
Niebieska Karta UE — umowa już od 6 miesięcy
Skrócono minimalny okres umowy z 12 do 6 miesięcy i wprowadzono mobilność wewnątrzunijną: krótkoterminową (praca w innym państwie UE do 90 dni w okresie 180 dni) i długoterminową po 12 miesiącach legalnego pobytu. Ułatwiono też łączenie rodzin.
Implementacja dyrektywy UE 2021/1883
Agencje zatrudnienia — nowe zasady KRAZ
Wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia uzyskuje się wyłącznie elektronicznie, a zakres usług agencji został zawężony do pośrednictwa pracy i pracy tymczasowej. Firmy, które rekrutują cudzoziemców dla innych podmiotów, powinny sprawdzić, czy ich model nadal mieści się w posiadanym wpisie.
Podstawa: ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620)
Co obserwujemy
EES — System Wjazdu/Wyjazdu. Unijny system rejestrowania wjazdów i wyjazdów obywateli państw trzecich ruszył 12 października 2025 r. i jest wdrażany etapami na przejściach granicznych. Odciski palców i wizerunek twarzy zastępują stemple w paszporcie, a limit 90 dni w okresie 180 dni liczy się automatycznie. Dla pracowników podróżujących służbowo to koniec „niepoliczonych” dni.
ETIAS. Zezwolenie na podróż dla obywateli państw zwolnionych z obowiązku wizowego ma ruszyć po pełnym wdrożeniu EES. Data uruchomienia nie została oficjalnie potwierdzona — kiedy będzie znana, znajdzie się w tym kalendarzu. Nie polecamy opierania planów wyjazdowych na doniesieniach prasowych.
Nowa ustawa o cudzoziemcach. Strategia migracyjna na lata 2025–2030 zapowiada odrębną, nową ustawę o cudzoziemcach. Dopóki nie ma projektu skierowanego do Sejmu, nie ma też obowiązków — strategia sama w sobie nie tworzy praw ani obowiązków.
Liczby, które warto znać
Źródła: ZUS, Urząd do Spraw Cudzoziemców, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, GUS, Państwowa Inspekcja Pracy.
Jak czytać ten kalendarz
Kalendarz jest streszczeniem — nie poradą prawną i nie źródłem prawa. Każda sprawa cudzoziemca zależy od tytułu pobytowego, obywatelstwa, formy zatrudnienia i tego, co już zostało złożone w urzędzie. Przed decyzją kadrową warto sprawdzić konkretny przypadek.
Aktualizujemy tę stronę na bieżąco, w miarę publikacji nowych aktów i komunikatów urzędowych. Jeśli jakaś zmiana dotyczy Państwa firmy, a nie ma jej tutaj — prosimy o sygnał.
Nie wiadomo, czy dokumenty Państwa pracowników nadal są w porządku?
Sprawdzamy to w ramach audytu legalności zatrudnienia — dokument po dokumencie, z listą terminów i ryzyk. Audyt trwa od 2 do 3 dni roboczych.