Od 1 czerwca 2025 r. zatrudnianie cudzoziemców reguluje nowa ustawa — o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621). Od tego czasu przepisy zmieniły się jeszcze kilka razy. Poniżej pięć obowiązków, o które najczęściej pytają działy HR i które najczęściej wychodzą przy kontroli.

1. Kopia dokumentu pobytowego — i jak długo ją trzymać

Zanim cudzoziemiec zacznie pracę, pracodawca żąda ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu i robi jego kopię. Kopię przechowuje przez cały okres zatrudnienia oraz przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł. Pracownik, który odszedł w marcu 2026 r., to kopia do końca 2028 r.

2. Umowa na piśmie, w zrozumiałym języku

Umowa z cudzoziemcem musi mieć formę pisemną, a jeśli pracownik nie posługuje się językiem polskim — musi otrzymać jej treść w języku dla siebie zrozumiałym. To nie jest formalność: przy kontroli brak wersji językowej to pierwsze pytanie.

3. Powiadomienie o pracy obywatela Ukrainy — 7 dni

Pracodawca zawiadamia urząd pracy przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od podjęcia pracy. Nowe powiadomienie jest potrzebne także przy zmianie wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, rodzaju umowy lub stanowiska. Spóźnionego powiadomienia nie da się naprawić późniejszym zgłoszeniem.

4. Studenci — sprawdzić uczelnię

Od 1 lipca 2026 r. sam status studenta nie zwalnia z obowiązku posiadania dokumentu legalizującego pracę. Zwolnienie przysługuje studentom uczelni publicznych oraz jednostek zatwierdzonych przez MSWiA. Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić obie rzeczy: czy osoba studiuje i czy jej uczelnia jest na właściwym wykazie.

5. Wszystko elektronicznie

Wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia składa się wyłącznie przez praca.gov.pl. Wnioski o pobyt czasowy, stały i rezydenta długoterminowego UE — od 27 kwietnia 2026 r. wyłącznie przez Moduł Obsługi Spraw (MOS). Od 1 czerwca 2026 r. przez praca.gov.pl idą też zawiadomienia do wojewody, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy albo przerwał ją na ponad 2 miesiące.

Ile kosztuje błąd

Grzywna za nielegalne powierzenie pracy wynosi od 3 000 do 50 000 zł, a minimum liczone jest za każdego cudzoziemca osobno. Przy działaniu umyślnym minimum rośnie do 6 000 zł. Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu.

Ile kosztuje procedura

Od 1 grudnia 2025 r. opłata za oświadczenie o powierzeniu pracy wynosi 400 zł (wcześniej 100 zł), zezwolenie na pracę do 3 miesięcy — 200 zł, powyżej 3 miesięcy — 400 zł. Z procedury oświadczeniowej wykreślono Gruzję; pozostały Armenia, Białoruś, Mołdawia i Ukraina.

Szybki test. Jeśli na któreś z pięciu pytań powyżej odpowiedź w Państwa firmie brzmi „nie wiem” — to dobry moment na audyt legalności zatrudnienia. Sprawdzamy dokumenty każdego pracownika i przekazujemy listę ryzyk z terminami, w 2–3 dni robocze.

Stan prawny na 21 września 2026 r. Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. Źródła: Państwowa Inspekcja Pracy, urzędy pracy (praca.gov.pl), Urząd do Spraw Cudzoziemców. Pełna lista zmian: kalendarz zmian w prawie.