Sprawdzamy, czy zatrudnienie cudzoziemców w Państwa firmie jest zgodne z przepisami — zanim sprawdzi to inspektor. Wynikiem jest raport z listą ryzyk uszeregowanych według wagi i plan naprawczy z terminami.
Dla kogo
Audyt ma sens, gdy w firmie pracuje więcej niż kilku cudzoziemców, a odpowiedzialność za ich dokumentację jest rozproszona między dział kadr, kierowników i agencje. Typowe sytuacje, w których klienci się do nas zgłaszają:
- firma rośnie i liczba zatrudnionych cudzoziemców przekroczyła to, co da się kontrolować w arkuszu;
- osoba, która to prowadziła, odeszła i nikt nie wie, gdzie są dokumenty i jakie są terminy;
- część pracowników pochodzi z agencji pracy albo od podwykonawcy, a odpowiedzialność za legalność nie jest jednoznacznie ustalona;
- zapowiedziano kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy albo Straży Granicznej;
- centrala zagraniczna wymaga potwierdzenia zgodności zatrudnienia przed audytem grupowym;
- zmieniły się przepisy i nie wiadomo, czy dotychczasowa praktyka nadal jest poprawna.
Ostatni punkt jest dziś najczęstszy. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a od 27 kwietnia 2026 roku wnioski pobytowe składa się wyłącznie elektronicznie, przez system MOS — co przeniosło na pracodawcę nowe czynności i nowe terminy.
Co sprawdzamy
Podstawy pobytu i pracy
Dla każdej osoby: czy tytuł pobytowy jest ważny, czy uprawnia do wykonywania pracy i czy zakres tego uprawnienia pokrywa się z tym, co osoba faktycznie robi.
Zgodność warunków faktycznych z dokumentami
Stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie i miejsce wykonywania pracy w zezwoleniu albo oświadczeniu wobec stanu rzeczywistego. To najczęstsze źródło naruszeń — dokument jest ważny, ale praca wykonywana jest na innych warunkach.
Umowy
Czy każda osoba ma umowę zawartą na piśmie, w formie i języku wymaganych przepisami, oraz czy jej treść odpowiada warunkom z zezwolenia.
Terminy i ciągłość
Daty ważności kart pobytu, zezwoleń i oświadczeń, momenty, w których należy złożyć kolejny wniosek, żeby nie przerwać legalności, oraz zdarzenia wymagające zgłoszenia — zmiana stanowiska, wynagrodzenia, wymiaru etatu, ustanie zatrudnienia.
Gotowość na MOS
Kto w firmie ma dostęp do systemu, kto podpisuje załącznik potwierdzający warunki zatrudnienia, jak wygląda obieg dokumentu i co się dzieje, gdy ta osoba jest nieobecna.
Łańcuch podwykonawców i agencji
Kto odpowiada za legalność pracy osób skierowanych przez agencję lub pracujących u podwykonawcy na Państwa terenie i czy umowy między podmiotami tę odpowiedzialność właściwie rozkładają.
Dokumentacja i sposób jej przechowywania
Czy komplet dokumentów da się przedstawić inspektorowi w czasie kontroli — obowiązek ich posiadania i okazania jest odrębny od obowiązku legalnego zatrudnienia.
Dlaczego to się opłaca
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł — na podstawie ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), obowiązującej od 1 czerwca 2025 r.
Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się między innymi sytuację, w której cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie, nie ma wymaganego zezwolenia albo oświadczenia, jego tytuł pobytowy nie uprawnia go do pracy, wykonuje pracę na warunkach innych niż określone w zezwoleniu albo nie ma zawartej umowy na piśmie.
Warto zwrócić uwagę na przedostatni punkt. Najczęstsze naruszenia nie polegają na tym, że ktoś świadomie zatrudnia osobę bez dokumentów — tylko na tym, że dokumenty są, ale rozjechały się ze stanem faktycznym. Awans, podwyżka, zmiana wymiaru etatu, przeniesienie na inną halę: każda z tych rzeczy potrafi unieważnić zgodność, o której w firmie nikt już nie myśli.
Jak przebiega audyt
Co Państwo dostają
- Raport z listą ustaleń uszeregowaną według wagi — krytyczne, wymagające naprawy, porządkowe. Każde ustalenie z podstawą prawną i opisem realnego ryzyka.
- Zestawienie osobowe — tabela wszystkich zatrudnionych cudzoziemców z podstawą pobytu, podstawą pracy, datami ważności i najbliższym terminem do dopilnowania.
- Plan naprawczy — co zrobić, w jakiej kolejności, do kiedy i kto to robi.
- Kalendarz terminów na najbliższe dwanaście miesięcy — daty, po których wniosek jest już złożony za późno, żeby zachować ciągłość.
- Checklista gotowości na kontrolę — co przygotować, kto ma być dostępny, jak wygląda przebieg kontroli PIP i Straży Granicznej.
- Godzina konsultacji po audycie — na pytania, które pojawią się przy wdrażaniu.
Jak ustalamy wynagrodzenie
Zakres i wynagrodzenie ustalamy po rozmowie wstępnej, na podstawie liczby osób, liczby lokalizacji i tego, czy w strukturze zatrudnienia występują agencje lub podwykonawcy. Podajemy je na piśmie przed rozpoczęciem pracy i nie zmieniamy w trakcie. Opłaty urzędowe, jeżeli w danej sprawie wystąpią, zawsze wskazujemy osobno.
Przy zapowiedzianej kontroli pracujemy w trybie pilnym — prosimy zaznaczyć to w pierwszej wiadomości.
Pięć błędów, które znajdujemy najczęściej
Pytania i odpowiedzi
Czy audyt trzeba zgłaszać do jakiegokolwiek urzędu?
Nie. Audyt jest wewnętrznym przeglądem zamawianym przez firmę. Raport trafia wyłącznie do Państwa.
Czy audyt chroni przed karą, jeśli naruszenie już wystąpiło?
Sam audyt nie usuwa naruszenia, które już zaistniało. Pozwala je zidentyfikować i naprawić, zanim zrobi to organ, a w wielu przypadkach — zanim upłynie termin, po którym naprawa przestaje być możliwa.
Kto ma dostęp do naszych dokumentów?
Wyłącznie osoby pracujące przy Państwa zleceniu, imiennie wskazane w umowie. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i, jeżeli Państwo wymagają, odrębną umowę o zachowaniu poufności. Pracujemy na kopiach i usuwamy je po zakończeniu zlecenia w uzgodnionym terminie.
Zatrudniamy cudzoziemców przez agencję. Czy audyt ma wtedy sens?
Tak, i często większy. Skierowanie przez agencję nie przenosi całości odpowiedzialności — istotne jest, kto faktycznie organizuje pracę i co stanowią umowy między podmiotami. To jeden z najczęstszych obszarów ustaleń.
Ilu osób dotyczy typowy audyt?
Prowadzimy zarówno przeglądy kilkunastoosobowe, jak i obejmujące kilkuset pracowników w kilku lokalizacjach. Metoda jest ta sama, różni się nakład pracy i sposób próbkowania.
Czy pomagają Państwo także podczas samej kontroli?
Tak. Uczestniczymy w czynnościach kontrolnych, przygotowujemy zastrzeżenia do protokołu i prowadzimy dalsze postępowanie. To odrębna usługa — prosimy o kontakt niezależnie od tego, czy zamawiają Państwo audyt.
Co, jeśli audyt wykaże poważne naruszenia?
Dostają Państwo plan naprawczy z kolejnością działań i oceną, co da się jeszcze naprawić, a co wymaga przygotowania się na konsekwencje. Nie zostawiamy klienta z samym raportem.
Czy prowadzą Państwo szkolenia dla działu kadr?
Tak. Po audycie najczęściej ma to sens — większość ustaleń da się utrzymać tylko wtedy, gdy zespół kadrowy wie, na co zwracać uwagę na bieżąco.
Sprawdźmy, na czym stoicie
Trzydzieści minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić skalę i ustalić zakres oraz harmonogram audytu. Rozmowa jest bezpłatna.