Zmiany 2025–2026 w prawie pobytu i pracy cudzoziemców
Stan na 19.12.2025
W 2025 r. doszło do istotnego „rozjazdu” między cyfryzacją legalizacji pracy (pełna elektronizacja przez praca.gov.pl od 1.06.2025 r.) a wciąż częściowo „papierową” legalizacją pobytu, którą dopiero nowelizacja z 21.11.2025 r. kierunkowo przenosi do MOS (Modułu Obsługi Spraw).
Od 1.12.2025 r. zmieniają się zasady procedury oświadczeń i wysokość opłaty – pracodawcy muszą się liczyć z wyższym kosztem oraz węższym zakresem państw objętych procedurą.
Na 2026 r. zapowiedziano wejście w życie kluczowej nowelizacji ustawy o cudzoziemcach (CUKR dla PESEL UKR, pełna elektronizacja wniosków o pobyt przez MOS) oraz rewolucję w komunikacji z administracją – priorytet e-Doręczeń zamiast ePUAP.
Artykuł jest szczególnie ważny dla pracodawców, HR, biur rachunkowych, cudzoziemców pracujących i studiujących w Polsce, posiadaczy Niebieskiej Karty UE oraz obywateli Ukrainy ze statusem PESEL UKR.
Oś czasu – najważniejsze zmiany (2025–początek 2026)
Tabela zmian (stan na 19.12.2025)
| Data (od) | Obszar | Co się zmieniło / ma się zmienić | Kogo dotyczy | Co zrobić w praktyce | Podstawa prawna / źródło |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.06.2025 | praca / procedura / cyfryzacja | Wejście w życie ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom; pełna elektronizacja wniosków o zezwolenia na pracę (tylko praca.gov.pl); brak możliwości składania papierowych wniosków i uzupełnień, z wyjątkiem przepisów przejściowych. | Pracodawcy, agencje zatrudnienia, cudzoziemcy na zezwoleniach na pracę | Przenieść obsługę zezwoleń na pracę do praca.gov.pl, wdrożyć podpisy elektroniczne, przeszkolić HR z obsługi systemu, zidentyfikować sprawy wszczęte przed 1.06.2025 r. i traktować je według starych zasad. | Ustawa z 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621; komunikaty PUP/wojewodów. |
| 1.06.2025 | praca / procedura/td> | Rozszerzone przepisy przejściowe dotyczące oświadczeń i zezwoleń sezonowych; przewidziana sukcesywna elektronizacja także tych segmentów rynku pracy cudzoziemców. | Pracodawcy korzystający z oświadczeń i zezwoleń sezonowych | Zweryfikować, czy dane PUP już wymagają wyłącznie formy elektronicznej; przygotować się na całkowitą migrację do praca.gov.pl. | Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, Dz.U. 2025 poz. 621; informacje PUP/Zielona Linia. |
| 28.02.2025 | pobyt / cyfryzacja | Uruchomienie portalu MOS – możliwość wypełniania wniosków pobytowych online; wnioski wygenerowane z MOS otrzymują priorytet w nadawaniu sygnatury, ale nadal wymagają wydruku i złożenia w urzędzie. | Cudzoziemcy składający wnioski o pobyt czasowy/stały, pełnomocnicy | Korzystać z MOS do przygotowania wniosku, ale pamiętać o konieczności wydruku, podpisu i osobistego złożenia wraz z załącznikami. | Komunikaty urzędów i UDSC dot. MOS. |
| 24.04.2025 / 1.06.2025 | pobyt / praca | Nowelizacja ustawy o cudzoziemcach (Dz.U. 2025 poz. 619) – m.in. doprecyzowanie danych wymaganych od cudzoziemców, zmiany w przepisach dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy, rodzinnych, pracy. | Cudzoziemcy, pracodawcy, pełnomocnicy | Zaktualizować wzory formularzy i checklist dokumentów pod nowe wymagania danych; zwrócić uwagę na dodatkowe informacje o miejscu pobytu i członkach rodziny. | Ustawa z 24.04.2025 r., Dz.U. 2025 poz. 619. |
| 1.12.2025 | praca / oświadczenia / opłaty | Zmiana zasad procedury oświadczeń: zawężenie listy państw objętych procedurą; wprowadzenie nowej opłaty – 400 zł za oświadczenie; pełna elektronizacja procedury (tylko praca.gov.pl); nowe wymogi co do podpisu elektronicznego dokumentów | Pracodawcy korzystający z oświadczeń, biura rachunkowe, agencje zatrudnienia | Ująć wyższą opłatę w budżetach rekrutacji; sprawdzić, czy dany cudzoziemiec nadal mieści się w procedurze; przygotować e-podpis dla osób upoważnionych do składania wniosków. | Rozporządzenia MRPiPS dot. listy państw i wysokości opłat od 1.12.2025; komunikaty Zielonej Linii i PUP. |
| 12.12.2025 | pobyt / Ukraina | Podpisanie ustawy z 21.11.2025 r. nowelizującej ustawę o cudzoziemcach – wprowadzenie karty pobytu CUKR dla obywateli Ukrainy z PESEL UKR (3-letnia karta, wliczanie okresu do stałego pobytu UE, utrata statusu UKR po wydaniu karty). | Obywatele Ukrainy ze statusem PESEL UKR, pracodawcy zatrudniający tę grupę | Monitorować termin wejścia w życie ustawy i przepisów wykonawczych; opracować wewnętrzne procedury migracji ze statusu UKR na CUKR; uwzględnić wpływ na ciągłość prawa pobytu i pracy. | Ustawa z 21.11.2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych ustaw; komunikaty UDSC. |
| 2026 | pobyt / Ukraina / CUKR | Zapowiedziane uruchomienie ścieżki CUKR dla PESEL UKR i powiązanie jej z cyfryzacją procedur (MOS); brak oficjalnego, jednoznacznego komunikatu co do dokładnej daty startu przyjmowania wniosków (stan na 19.12.2025). | Obywatele Ukrainy z PESEL UKR, pracodawcy | Informować klientów, że ścieżka CUKR jest przewidziana w ustawie, ale terminy startu mogą zależeć od wdrożenia systemu; monitorować komunikaty UDSC/wojewodów. | Komunikaty UDSC/wojewodów dot. nowelizacji i cyfryzacji. |
| 1.01.2026 | komunikacja / e‑Doręczenia | Zakończenie okresu przejściowego: e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji z administracją; ePUAP skuteczny tylko w przypadkach wskazanych w przepisach szczególnych lub w określonych relacjach bez BAE. | Cudzoziemcy, pracodawcy, pełnomocnicy, kancelarie | Założyć i aktywować adres do e-Doręczeń; zaktualizować pełnomocnictwa i instrukcje; przestać traktować ePUAP jako domyślny kanał po 31.12.2025 (poza wyjątkami). | Ustawa o doręczeniach elektronicznych; komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji i gov.pl. |
Zmiany w 2025 r. – omówienie
Praca – zezwolenia, oświadczenia, elektronizacja
- Od 1.06.2025 r. wszystkie wnioski o zezwolenie na pracę cudzoziemca (A, B, C itd.) składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl, a wnioski papierowe i uzupełnienia składane w innej formie pozostawia się bez rozpoznania (z wyjątkami dla spraw wszczętych wcześniej).
- Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom reguluje całościowo warunki dostępu cudzoziemców do rynku pracy i wyznacza organy właściwe, co wymusza na pracodawcach standaryzację procedur i rezygnację z lokalnych „papierowych” praktyk.
Oświadczenia i opłaty od 1.12.2025 r.
- Od 1.12.2025 r. zmieniła się lista państw objętych procedurą oświadczeń oraz wysokość opłaty – opłata za oświadczenie wynosi 400 zł, a procedura ma charakter całkowicie elektroniczny.
- Procedura oświadczeniowa pozostaje zarezerwowana dla obywateli wybranych państw (m.in. Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy) – konieczna jest każdorazowa weryfikacja aktualnego rozporządzenia.
Obowiązki pracodawcy i ryzyka
- Pracodawca musi zapewnić możliwość podpisywania wniosków i załączników podpisem zaufanym, kwalifikowanym lub inną dopuszczalną formą e-podpisu; brak prawidłowego podpisu może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania lub wezwaniem do uzupełnienia.
- Wzrosło znaczenie obowiązków informacyjnych (np. zgłaszanie zmian danych pracodawcy i warunków pracy cudzoziemca w określonych terminach), co zwiększa ryzyko sankcji i problemów przy kolejnych wnioskach.
Pobyt – cyfryzacja, MOS i nowe nowelizacje
- MOS w 2025 r. służył głównie do przygotowania wniosków, które nadal należało wydrukować i złożyć osobiście; nowelizacja z 21.11.2025 r. zakłada docelowo pełną elektronizację złożenia wniosku.
- Nowelizacja z 24.04.2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 619) doprecyzowuje zakres danych wymaganych od cudzoziemców (m.in. adres zamierzonego miejsca pobytu, dane rodziny), co przekłada się na większe wymogi formalne.
Praktyczne skutki dla wniosków, doręczeń, pełnomocnictw
- W 2025 r. w praktyce nadal funkcjonują tradycyjne zasady doręczeń (poczta, odbiór osobisty, ePUAP), ale warto już teraz aktualizować pełnomocnictwa o adresy do doręczeń elektronicznych.
- Po 31.12.2025 r. ePUAP nie będzie „domyślnym” kanałem kontaktu z urzędem – priorytet przejmą e-Doręczenia.
Ukraina / PESEL UKR – nowa ścieżka CUKR
- Ustawa z 21.11.2025 r. (podpisana 12.12.2025 r.) przewiduje wprowadzenie 3-letniej karty pobytu CUKR dla obywateli Ukrainy posiadających PESEL UKR; okres pobytu ma wliczać się do czasu wymaganego dla uzyskania statusu rezydenta długoterminowego UE.
- Po wydaniu karty CUKR status PESEL UKR ma zostać wygaszony; wskazywano też obowiązek odbioru karty w terminie oraz ryzyka przy dłuższej nieobecności w Polsce.
Co wiemy, a czego nie wiemy na 19.12.2025 r.
- Wiadomo, że regulacja CUKR została uchwalona i podpisana, a kierunek zmian wiąże tę ścieżkę z MOS.
- Brak oficjalnie potwierdzonej daty startu przyjmowania wniosków o CUKR (stan na 19.12.2025 r.).
Po 1.01.2026 r. – co pewne, a co planowane
Co wchodzi od 01.01.2026 (pewne)
- Od 1.01.2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem wymiany korespondencji z organami publicznymi; okres przejściowy kończy się 31.12.2025 r.
- Po 1.01.2026 r. ePUAP będzie co do zasady skuteczny tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych lub w określonych sytuacjach (np. przy braku adresu w BAE).
Konsekwencje dla cudzoziemców i pełnomocników
- Warto założyć i aktywować adres do e-Doręczeń (osoba/firma) oraz dostosować obieg korespondencji i pełnomocnictwa.
- Pełnomocnicy powinni weryfikować, czy organ faktycznie doręcza na wskazany adres do e-Doręczeń.
Co jest planowane / projektowane (status na 19.12.2025)
- Pełna elektronizacja procedury pobytowej przez MOS (bez drukowania i osobistego składania) jest zapowiedziana kierunkowo, ale na 19.12.2025 r. brak pełnego wdrożenia i konkretnej daty startu.
- Cyfryzacja i centralizacja danych zwiększają transparentność i ułatwiają kontrole, ale na 19.12.2025 r. brak potwierdzonych „odrębnych” nowych reżimów kontrolnych powiązanych wyłącznie z datą 1.01.2026.
Checklist dla pracodawcy / HR (2025–początek 2026)
- Zweryfikuj, czy wszystkie wnioski o zezwolenia na pracę są składane wyłącznie przez praca.gov.pl (poza sprawami sprzed 1.06.2025).
- Zapewnij dostęp do e-podpisu/profilu zaufanego osobom podpisującym wnioski i załączniki.
- Zaktualizuj procedury zatrudniania cudzoziemców po wejściu w życie Dz.U. 2025 poz. 621.
- Sprawdź, czy nadal możesz korzystać z procedury oświadczeń po 1.12.2025 r. (kraj pochodzenia + aktualne rozporządzenia).
- Uwzględnij w budżecie opłatę 400 zł za oświadczenie (od 1.12.2025) oraz inne koszty.
- Przygotuj standardowe instrukcje dla cudzoziemców dot. odbioru kart pobytu i pilnowania terminów.
- Zarejestruj i aktywuj adres do e-Doręczeń dla spółki przed 1.01.2026 r.
- Zaktualizuj pełnomocnictwa, wskazując e-Doręczenia jako preferowany kanał doręczeń.
- Przeszkol HR z MOS oraz rozróżnienia: „przygotowanie wniosku” vs „pełna elektronizacja” (gdy wejdzie).
- Zaktualizuj checklisty dokumentów pobytowych pod Dz.U. 2025 poz. 619.
- Zidentyfikuj pracowników z PESEL UKR i przygotuj strategię przejścia na CUKR po uruchomieniu.
- Monitoruj komunikaty UDSC, wojewodów i PUP dot. MOS, CUKR i aktów wykonawczych.
- Upewnij się, że współpraca z agencjami/biurem rachunkowym obejmuje nowe obowiązki i terminy.
- Uwzględnij ochronę danych (retencja, dostęp, upoważnienia) przy rosnącej digitalizacji.
Checklist dla cudzoziemca
- Upewnij się, że Twój pracodawca złożył właściwe dokumenty (zezwolenie/oświadczenie) w formie elektronicznej.
- Sprawdź poprawność danych wniosku pobytowego (adres, dane rodziny) zgodnie z nowymi wymaganiami.
- Korzystaj z MOS do przygotowania wniosku, pamiętając o wydruku i złożeniu w urzędzie (stan na koniec 2025 r.).
- Załóż profil zaufany, aby podpisywać dokumenty i korzystać z e-Doręczeń.
- Aktywuj adres do e-Doręczeń (lub upewnij się, że ma go pełnomocnik).
- Jeśli masz PESEL UKR – śledź start procedury CUKR; po uzyskaniu CUKR status UKR ma zostać wygaszony.
- Unikaj długich wyjazdów z Polski, jeśli chcesz zachować uprawnienia pobytowe.
- Zachowuj numery spraw i potwierdzenia złożenia/wniesienia opłat.
- Korzystaj z oficjalnych kanałów komunikacji (MOS, e-Doręczenia, praca.gov.pl).
- Zgłaszaj zmiany (pracodawca, adres) w terminach wymaganych przepisami.
FAQ (wybrane)
Czy po 1.06.2025 r. mogę złożyć papierowy wniosek o zezwolenie na pracę?
Co do zasady nie – wyłącznie praca.gov.pl, poza wyjątkami dla spraw wszczętych wcześniej.
Czy oświadczenie od 1.12.2025 r. też musi być elektroniczne?
Tak – procedura ma być w pełni elektroniczna, z podpisem elektronicznym dokumentów.
Ile wynosi opłata za oświadczenie po 1.12.2025 r.?
400 zł.
Czy MOS pozwala w 2025 r. złożyć wniosek o pobyt w pełni online?
Nie – MOS służy głównie do wygenerowania wniosku, który trzeba wydrukować i złożyć w urzędzie.
Kiedy ruszy CUKR dla PESEL UKR?
Na 19.12.2025 r. brak jednoznacznej, urzędowo potwierdzonej daty startu przyjmowania wniosków.
Co z ePUAP po 1.01.2026 r.?
Priorytet przejmują e-Doręczenia, a ePUAP będzie skuteczny zasadniczo tylko w wyjątkach przewidzianych przepisami.
Zastrzeżenie prawne
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. Informacje odzwierciedlają stan na dzień 19.12.2025 r. i mogą ulec zmianie.